チャットツールを上手く運用する|業務スムーズ化で業績アップ

ウーマン

仕事の効率化に寄与

オフィス

仕事の状況を管理しやすい

ワークフローは仕事の作業手順書です。ワークフローが存在しない状態で仕事を行っているとどの仕事の効率が悪く、仕事の状態を把握できなくなってしまいます。製造業などはワークフローを取り入れています。これは作業工程を明確にしてどの人がどの作業をしているのかを明確にすることで管理できるからです。ワークフローを取り入れるメリットは作業のミスの防止だけでなく、業務状態の把握を容易にすることができるようになることです。問題点の原因追及や、積滞状況をすぐに把握でき、それを改善する事に時間を要することがなくなるためです。問題発生時の原因追及に要する時間を短縮することはいち早い再発防止に結びつくなど、社外に対してもアピールにもなるのです。

電子文書にするメリット

ワークフローは作業手順ですが、紙媒体から電子文書へ変化する流れの中でシステム化して取り入れる企業が増加しています。例えば承認機能です。紙媒体での承認機能は押印のうえ、回議することが普通です。しかし電子文書であれば、システム的に回議されるため、場所や時間を問わず決済を行うことができます。日本の企業で時間がかかるといわれる決済システムを効率化することで、ビジネスの進捗は大幅に高まります。また保管する行為も紙媒体と電子文書では大きく異なります。物理的な場所を必要とする紙媒体では、事業所のスペースや家賃などにも影響します。しかし電子文書であれば、設備面の構築だけで済むため、効率化につながるのです。その半面、情報の流出などのリスクに対する対応方針を掲げておく必要があります。